Une base de connaissance pour garantir une information actualisée pour les professionnels
Afin de pallier l’obsolescence des informations, la Direction de l’action sociale du Conseil Départemental du Val-de-Marne a construit un outil à destination de ses agents mettant à disposition des informations actualisées sur les dispositifs et des répertoires d’acteurs. Cette base de connaissance est accessible via l’intranet depuis janvier 2016 et regroupe des informations départementales et locales. La collectivité a le projet de l’ouvrir à ses partenaires.
Auteurs(s)
Programme
Démarrage : 2016
Lieu de réalisation : Val-de-Marne
Origine et spécificités du financement : ingénierie de projet
Organisme(s)
Conseil Départemental du Val-de-Marne
CRETEIL cedex – 94054Hôtel du Département
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ORIGINE ET CONTEXTE
Cet outil répond à un besoin exprimé par les équipes du service social départemental de pouvoir disposer d’une information actualisée sur les dispositifs, homogène sur l’ensemble du territoire. Avant le développement de cet outil, chaque espace départemental des solidarités développait ses propres outils, le plus souvent à travers des documents imprimés. L’évolution fréquente des dispositifs amenait à une rapide obsolescence des documents.
Objectifs
L’objectif de cette base est d’assurer une actualisation des informations disponibles par les services sociaux afin que chaque professionnel du territoire puisse en bénéficier également. L’outil prévoit de pouvoir intégrer des dispositifs locaux (ex. aides extralégales des communes) et un répertoire actualisé des partenaires intervenant sur le territoire, afin de bien orienter les publics. La base de connaissance réunit ainsi des informations concernant l’ensemble des dispositifs existants dans les champs du logement, de la santé, de l’insertion, des droits.
ACTIONS MISES EN OEUVRE
L’action mise en œuvre a comporté deux dimensions :
* une partie technique d’élaboration de l’outil qui est en ligne sur l’intranet départemental
* une seconde partie de recensement et compilation des informations existantes.
Afin de remplir son objectif d’information actualisée, deux agents ont pour mission d’en assurer l’actualisation soit en s’appuyant sur des évolutions nationales des dispositifs, soit sur les remontées des acteurs locaux. Son déploiement a été accompagné par des présentations auprès des équipes afin d’en favoriser l’appropriation.
Résultats et impacts, quantitatifs et qualitatifs
L’outil a rencontré un réel besoin de la part des équipes qui s’en sont rapidement saisies. Cette base constitue aujourd’hui la principale source d’information pour les professionnels. Dans un contexte où de nombreuses informations sont transmises par mail ou via des lettres d’information, la base de connaissance est identifiée comme la ressource permettant d’être sûr d’avoir la dernière version actualisée de l’information.
Originalité
Cette mesure a permis en interne de répondre au problème de l’information sur les droits et les dispositifs et à son obsolescence rapide du fait de nombreuses évolutions, législatives ou règlementaires. Afin de répondre au besoin d’information des publics, la Direction de l’action sociale s’est au préalable penchée sur l’information de ses professionnels qui constituent le principal vecteur de l’information aux publics reçus par les services sociaux départementaux.
Partenariat(s)
L’outil a été développé en interne mais s’appuie sur ses partenaires locaux pour garantir l’actualisation de l’information.
Retour d’expérience
Difficultés et/ou obstacles rencontrés pendant la mise en œuvre :
La mise en œuvre de cet outil nécessite d’organiser son actualisation, qui est à la fois la principale plus-value et la principale difficulté. Une fois l’outil mis en œuvre, il est indispensable de confier son actualisation à un ou deux agents pour s’assurer qu’elle soit effective.
Solutions adoptées pour répondre aux difficultés et/ou obstacles :
La solution qui a été retenue par le Conseil Départemental a été de désigner en central deux agents dont l’une des missions est l’actualisation de cet outil.
Améliorations futures possibles :
Un projet d’extension de la base de connaissance auprès des partenaires est en cours d’étude et devrait aboutir en 2019. Le département a pour projet d’ouvrir la base de connaissance à ses partenaires à travers la mise en place d’un extranet. L’une des évolutions possibles du dispositif serait d’en assurer l’équivalent à destination directe des publics.
Présentation des facteurs de réussite et conseils pour une généralisation ou un essaimage :
Pour assurer la bonne utilisation de l’outil, il est nécessaire d’en accompagner l’appropriation par les professionnels, ce qui passe notamment par le fait qu’elle devienne le canal principal de transmission des informations. Cette appropriation permet que la consultation de la base de connaissance devienne pour les professionnels un réflexe lorsqu’ils recherchent des informations.
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Pour citer un texte publié par RESOLIS:
Petit Monique, « Atelier 44, un atelier de menuiserie où l’esprit et le geste ne font qu’un », **Journal RESOLIS**